Bạn điều hành một công ty nhỏ hay một công ty lớn thì việc theo dõi các dự án, công việc của đội nhóm luôn luôn là một thách thức. Đó là lý do vì sao các phần mềm quản lý công việc càng trở nên quan trọng và cần thiết với bất kỳ công ty nào.
Một trong những sự thật rõ ràng là có đến 78% các dự án thành công cần phải quản lý bằng phần mềm quản lý công việc. Các công cụ này giúp tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh, triển khai và hoàn thành dự án một cách rất hiệu quả.
Bằng việc sử dụng các phần mềm này, đội ngũ của bạn có thể phối hợp làm việc, trao đổi, thêm các tài liệu, theo dõi thời gian và còn nhiều điều khác.
Tại sao cần dùng đến phần mềm quản lý công việc?
1. Bạn sẽ tổ chức công việc tốt hơn
Bạn và nhóm của bạn làm việc với nhiều nhiệm vụ mỗi ngày (Họp để thảo luận về các dự án, phân công nhân sự, đăng bài trên mạng xã hội, lập hóa đơn,…)
Bây giờ hãy thử tưởng tượng rằng bạn phải xử lý tất cả những công việc đó bằng bút và giấy, hoặc thậm chí bằng một trang tính Excel. Các công việc sẽ không được sắp xếp một cách hiệu quả!
Tuy nhiên, điều này vẫn diễn ra khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Bạn không thể theo dõi mọi nhiệm vụ của dự án, hoàn thành công việc đúng thời hạn, theo dõi tiến độ và quản lý nhóm của mình mà không cần đến một công cụ chuyên dụng.
May mắn thay, các phần mềm quản lý công việc ra đời để giải quyết những khó khăn này. Phần mềm cung cấp các chức năng để theo dõi tiến độ công việc của bạn, phân công công việc và quản lý lịch biểu. Nó đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ và công việc phụ một cách hiệu quả.
2. Giúp nhóm hoạt động hiệu quả
Phần mềm giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc tổng hợp thông tin và cùng nhau giải quyết mọi việc. Ngoài ra, vì mọi người trong dự án (hoặc cùng thực hiện một công việc) đều có quyền truy cập vào giao diện, nên ai cũng dễ dàng nắm thông tin.
Các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ tệp, ý tưởng và phản hồi để cộng tác trong các nhiệm vụ và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
Các nhiệm vụ không được tạo ra với tầm quan trọng như nhau.
Ví dụ: Việc hoàn thành dự án của khách hàng sẽ quan trọng hơn việc quyết định món ăn của bữa tiệc là gì, phải không?
Khi giải quyết một dự án, bạn cần bắt đầu ưu tiên các nhiệm vụ và thực hiện theo thứ tự.
Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc để giải quyết một cách hợp lý.
4. Truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi
Phần mềm sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet.
Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và nổi tiếng
Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý công việc
- Tích hợp toàn diện: Phần mềm này có tích hợp với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Slack, Salesforce, Zapier,… không?
- Dễ sử dụng: Phần mềm có thể được sử dụng bởi người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không? Một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng!
- Theo dõi Tiến độ công việc: Có dễ dàng biết mọi người đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được mục tiêu của mình như đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?
- Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên: Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng không?
Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu
7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
Dưới đây là 7 phần mềm công việc phổ biến nhất thế giới và được hàng triệu doanh nghiệp lựa chọn để quản lý dự án và các công việc của công ty mình.
Nào, chúng ta hãy bắt đầu với các phần mềm tuyệt vời này. Chúng tôi hy vọng bạn có thể tìm kiếm được một phần mềm phù hợp với mô hình công ty Việt Nam.
XEM NGAY:
- 6+ Phần mềm lập tiến độ thi công
- 7+ Phần mềm quản lý đào tạo
- 11+ Phần mềm vẽ quy trình làm việc chuyên nghiệp
- 9+ Phần mềm quản lý dự án tốt nhất
- 15+ Phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng
1. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là phần mềm xuất hiện khá sớm trên thị trường được nhiều các công ty vừa và nhỏ sử dụng. Điều tuyệt vời là Trello hoàn toàn miễn phí cho người mới bắt đầu sử dụng hoặc bắt đầu tìm hiểu một phần mềm quản lý công việc.
Phần mềm có giao diện dễ nhìn, trông khá giống tờ giấy note và giúp bạn tạo ra danh sách công việc theo kiểu Kanban. Chỉ cần mở phần mềm là mọi người trong nhóm có thể biết được tổng số lượng công việc, ai đang làm gì và tiến độ đến đâu.
Phần mềm này rất linh hoạt cho việc phối hợp, hợp tác cùng nhau vì nó đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn. Bên cạnh đó là hệ thống báo cáo hoạt động mượt nên giúp người quản lý đánh giá công việc một cách dễ dàng hơn.
Tạm kết
Tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp mình là một công việc không việc không đơn giản. Đặc biệt với sự ra đời của ngày càng nhiều phần mềm trên thị trường.
Bài viết của Tanca đã tổng hợp top 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để có thể đưa ra lựa chọn chính xác. Chúc các bạn thành công và đừng quên chia sẻ kinh nghiệm sử dụng ở phần bình luận bên dưới nhé!